Відповідно до статті 2 Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» фіскальний звітний чек – документ встановленої форми, створений у паперовій та/або електронній формі (електронний фіскальний звітний чек), зокрема, програмним реєстратором розрахункових операцій, що містить дані денного звіту, під час створення якого інформація про обсяг виконаних розрахункових операцій заноситься відповідно до фіскального сервера контролюючого органу;
денний звіт – це документ встановленої форми, створений у паперовій та/або електронній формі, зокрема, ПРРО, що містить інформацію про денні підсумки розрахункових операцій, проведених з його застосуванням.
Постановою Кабінету Міністрів України від 18 лютого 2002 року № 199 «Про затвердження вимог щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій та вимог щодо забезпечення виконання фіскальних функцій програмними реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування» затверджені Вимоги щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування та Вимоги щодо забезпечення виконання фіскальних функцій програмними реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування.
Пунктом 11 Вимог до РРО встановлено, що реєстратор розрахункових операцій повинен забезпечувати формування та друкування таких звітів: X-звіту; Z-звіту; звіту про реалізовані товари (надані послуги); періодичних (повного, скороченого) та копій документів, що зберігаються у носії контрольної стрічки в електронній формі, за допомогою механізму друку РРО.
Відповідно до пункту 14 Вимог до РРО чеки всіх звітів повинні містити такі загальні реквізити:
назву і адресу господарської одиниці; індивідуальний номер платника, перед яким друкуються великі літери «ПН». У разі коли суб’єкт підприємницької діяльності не зареєстрований як платник ПДВ, замість індивідуального номера платника повинен бути надрукований ідентифікаційний код згідно з Єдиним державний реєстром підприємств та організацій України (для юридичних осіб) або ідентифікаційний номер згідно з державним реєстром фізичних осіб (для фізичних осіб), а замість літер «ПН» – літери «ІД»; фіскальний номер РРО, перед яким друкуються великі літери «ФН»; заводський номер РРО; логотип виробника.
При цьому, пунктом 17 Вимог до РРО передбачено додаткові дані, які повинен містити чек Z-звіту створений РРО, у якому передбачено відображення всіх підсумків та сум, обчислених за зміну.
Згідно з пунктом 18 Вимог до ПРРО звіти, які створюються ПРРО, повинні містити такі загальні реквізити:
найменування та адресу господарської одиниці, де застосовується ПРРО; для суб’єктів господарювання, що зареєстровані як платники податку на додану вартість, – індивідуальний
податковий номер платника податку на додану вартість, наданий згідно з ПКУ, перед яким зазначаються великі літери «ПН»; для суб’єктів господарювання, що не є платниками податку на додану вартість, – податковий номер або серія (за наявності) та номер паспорта (для фізичних осіб-підприємців, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідному контролюючому органу і мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією (за наявності) та номером паспорта), перед яким зазначаються великі літери «ІД»; фіскальний номер ПРРО, перед яким зазначаються великі літери «ФН»; дату та час формування документа.
При цьому звіти, які створюються ПРРО, повинні містити додаткову інформацію, визначену для відповідного типу звіту пунктами 15 – 19 Вимог до РРО для різних сфер застосування (пункт 19 Вимог до ПРРО).
Враховуючи викладене, фіскальний звітний чек (Z-звіт), створюється засобами ПРРО щоденно у електронній формі у разі здійснення розрахункових операцій або закриття робочої зміни та подається до фіскального сервера засобами телекомунікацій. Z-звіт може бути сформованим в електронній формі або роздрукованим та повинен містити обов’язкові реквізити, визначені Вимогами:
назву і адресу господарської одиниці;
індивідуальний номер платника, перед яким друкуються великі літери «ПН». У разі коли суб’єкт підприємницької діяльності не зареєстрований як платник ПДВ, замість індивідуального номера платника повинен бути надрукований ідентифікаційний код згідно з ЄДРПОУ (для юридичних осіб) або реєстраційний номер облікової картки платника податків (для фізичних осіб), а замість літер «ПН» – літери «ІД»;
фіскальний номер ПРРО, перед яким друкуються великі літери «ФН».
При цьому, Z-звіт повинен містити такі додаткові дані:
сума продаж за сплатами в розрізі типів оплати;
сума повернень по видаткових чеках в розрізі типів оплати;
за сумами продажу:
обіг по групах товарів;
податок по групах товарів;
за сумами повернення:
обіг по групах товарів;
податок по групах товарів;
сума службового внесення;
сума службової видачі;
загальна кількість чеків (за винятком відкриття і закриття зміни);
кількість видаткових чеків;
номер останнього чеку.